Introducción.

Estamos asistiendo a una auténtica revolución, la tecnológica, que está transformando a velocidad exponencial nuestra manera de relacionarnos, de vivir, de comunicar, de comprar, de trabajar y podemos decir que hasta de pensar. Entender y aceptar la nueva normalidad es prioritario para sobrevivir.

Para conocer esta nueva normalidad, centrándonos en el cómo, dónde y cuándo trabajamos, es importante hacer un recorrido de nuestra reciente historia, que han evolucionado hacia las diferentes fases en la forma de trabajar.

Revolución Industrial: Trabajo = Lugar | Lugar = Máquina

Las empresas nacidas en la Revolución Industrial asumieron nuevos sistemas de reorganización del trabajo, priorizando los procesos de producción, especialización, trabajo en cadena, reducción de costos y control de tiempos. El trabajo era un lugar al que ir, con una máquina en la que trabajar.

Revolución Tecnológica: Trabajo =/ (diferente) Lugar | Lugar = Internet

Con la revolución tecnológica, el trabajo se desvincula del puesto. El trabajo ya no es un lugar al que ir sino una actividad que realizar. Los empleados y colaboradores pueden ser productivos en cualquier lugar y a cualquier hora. Los puestos de trabajo y organigramas están vacíos gran parte de la organización de las empresas. Se empieza a percibir el gran cambio hacia la que será la nueva normalidad.

¿Qué podrá ser la nueva normalidad?

La nueva normalidad exige una conectividad global. La tecnología es el eje sobre el que pivotean: personas, empresas y oficinas, claves de esta normalidad. El debate ya no está́ en el lugar, sino en la movilidad. La oficina pasa a ser una de las opciones que el profesional tiene para trabajar, pero no es la única. El reto de las empresas está en gestionar la movilidad de sus profesionales y en la transformación de sus espacios corporativos para atraer el talento.

Nuevas formas de trabajo y colaboración.

Las personas son una parte fundamental en las nuevas formas de trabajar y colaborar. Actualmente cinco generaciones, que poco o nada tienen en común, conviven en la misma coyuntura profesional. La riqueza cultural y la diversidad están presentes, el reto de las empresas pasa por coger lo mejor de cada uno para optimizar su conocimiento y productividad.

La generación tradicional o generación del silencio, nacidos entre 1925 y 1945. Actualmente los que están activos tienen en torno a 74 años. Es una generación que ha crecido con valores de trabajo, sacrificio y austeridad. Actualmente ocupan cargos de confianza, puestos de presidencia, honoríficos o en los consejos de administración, y les gusta sentirse necesitados. Desconocen el uso de las nuevas tecnologías aplicadas a la empresa y no conciben su trabajo en otro lugar que no sea un despacho propio.

Los “baby boomers”, nacidos entre 1942 y 1960, reciben ese nombre debido al aumento considerable de natalidad esos años. Actualmente tienen entre 59 y 74 años, y representan un número importante de la fuerza laboral. Tienen formación universitaria, y son exigentes. Están acostumbrados a organizaciones verticales y jerarquizadas y a dirigir con poder y supervisión.

Después se incorporó la generación X (1969-1985), es decir tienen entre 34 y 53 años, se suele decir que, así como el baby boom viven para trabajar, los X trabajan para vivir. Están sobradamente preparados, valoran la independencia, y buscan la conciliación familiar y profesional. La era tecnológica les alcanzo de lleno y la han adoptado de forma rápida al ámbito laboral y personal. Apuestan por la flexibilidad laboral, en tiempo y lugar.

La generación Y o millennials (nacidos entre 1981 y 1995), entre 25 y 39 años. Son los hijos del baby boom y nacieron con la prosperidad económica. De la capacidad de las empresas por entenderlos dependerá en gran parte el éxito de estas. Están muy preparados y son tecnológicos, casi de nacimiento. Buscan trabajar por proyectos y objetivos, y disfrutar con lo que hacen. No entienden el trabajo como un lugar sino como una tarea. Ven la oficina como un lugar de encuentro.

Por último, Los Centennials o Generación Z nacidos entre 1995 y 2010 son una nueva generación comparten características con sus antecesores (Los Millennials), poseen características únicas que son dignas de ser mencionadas y analizadas, cuyas principales características son sus hábitos de consumo, su comportamiento social y digital, así como sus filosofías y tendencias de comportamiento.

La función de los espacios corporativos

La función de los espacios corporativos va mucho más allá del espacio en sí. A lo que realmente se aspira es a convertirlos en una herramienta de colaboración, comunicación, contribución y resolución que los trabajadores utilicen como más les convenga en cada caso. Podemos decir que la oficina es el puente entre el trabajador y la empresa. El objetivo es tener oficinas vivas, que transmitan y proporcionen la flexibilidad que ahora se demanda. Los empleados comprometidos profesional y emocionalmente con su empresa aumentan la rentabilidad de ésta alrededor de un 20% y suponen una fuente de creación de valor importante.

Un entorno de trabajo no será productivo si no responde a todas las necesidades tecnológicas de sus usuarios. Algunos de los imprescindibles tecnológicos en las oficinas hoy quizás mañana ya hayan cambiado tales como:

• Telefonía IP vs telefonía convencional. La tendencia hacia la telefonía IP es imparable.

• Paredes interactivas, paneles informativos. Una forma de comunicar visual, atractiva y      en tiempo real.

• Conectividad disponible dentro y fuera de la oficina. Imprescindible para todo profesional flexible.

• Dispositivo: ya sea estación de trabajo, ordenador portátil, smartphone o Tablet.  Puede variar en función de la necesidad o usabilidad.

• Entrenamiento. La formación adecuada del uso de dispositivos es necesaria para sacar la máxima productividad.

• Oficina sin papeles. Con las nuevas tecnologías, y la falta de presentismo, los papeles desaparecen.

• Sistemas de audio y videoconferencia. Fórmula ya habitual para comunicarse interna y externamente, con un aprovechamiento óptimo del tiempo, estés donde estés.

• Comunicación y RRSS. Herramientas de comunicación espontanea o redes sociales que contribuyan a simplificar jerarquías reconociendo la aportación y mejorando la retención del talento.

• Control de presencia virtual. La productividad se mide por resultados y objetivos, sin embargo, puede surgir la necesidad de un control de actividad y presencia, viable gracias a la presencia virtual.

• Compartir datos. Capacidad de los equipos de trabajo para compartir datos en la nube y trabajar sobre un mismo documento de forma interactiva, o bien poder accederlos desde fuera de la oficina y en cualquier momento.

• Minimizar el correo electrónico. Por último, minimizar el uso del correo electrónico, utilizando los canales más efectivos en cada situación.

Conclusión:

El futuro de la oficina seguramente es que no habrá́ oficinas como las conocemos ahora, así que cambiemos el término oficinas por espacios: Espacios satélite, distribuidos, destinados a las actividades que no puedan realizarse en otros lugares, espacios conectados que permitan ser más productivos y sobre todo que faciliten la vida del profesional y le haga más feliz.