La forma en que trabajamos cambió mucho más rápido de lo que muchas empresas alcanzaron a asimilar.

La tecnología transformó la manera de comunicarnos, comprar, relacionarnos y organizar nuestras actividades. También modificó algo que durante décadas parecía bastante estable: el lugar de trabajo.

Hoy ya no basta con pensar en una oficina como un espacio al que las personas llegan, ocupan un escritorio durante ciertas horas y después se van. Las nuevas dinámicas laborales obligan a preguntarnos algo más importante: ¿el espacio de trabajo realmente ayuda a las personas a hacer mejor su trabajo?

Ahí comienza una conversación que va mucho más allá del diseño interior.

La innovación en los espacios de trabajo tiene que ver con tecnología, movilidad, colaboración, cultura y, sobre todo, con la capacidad de una empresa para adaptarse a una forma distinta de trabajar.

De la fábrica al trabajo conectado

Durante la Revolución Industrial, la relación entre trabajo y espacio era muy clara:

Trabajo = lugar. Lugar = máquina.

Las empresas organizaron su operación alrededor de procesos de producción, especialización, trabajo en cadena, reducción de costos y control del tiempo.

Había que ir a un lugar determinado porque ahí estaban las herramientas necesarias para producir.

El trabajo dependía físicamente del espacio.

La revolución tecnológica rompió poco a poco esa relación.

La computadora portátil, internet, los teléfonos inteligentes y las herramientas de colaboración permitieron que determinadas actividades dejaran de depender de un escritorio específico.

El trabajo comenzó a convertirse menos en un lugar al que ir y más en una actividad que realizar.

Una persona podía ser productiva desde otra oficina, desde su casa, durante un viaje o desde cualquier lugar con la conectividad necesaria.

Ese cambio parece evidente hoy, pero sus consecuencias para las organizaciones siguen siendo profundas.

La oficina dejó de ser la única opción

En esta nueva dinámica, la discusión ya no gira exclusivamente alrededor de dónde está una persona.

Gira alrededor de cómo puede trabajar mejor.

La oficina sigue teniendo valor, pero deja de ser necesariamente el único sitio posible para realizar todas las tareas.

Puede convertirse en un espacio de reunión, colaboración, intercambio, concentración o conexión con la cultura de la empresa.

Eso obliga a las organizaciones a revisar dos cosas al mismo tiempo: la movilidad de sus profesionales y la manera en que diseñan sus espacios corporativos.

Porque si la naturaleza del trabajo cambió, mantener exactamente los mismos espacios y las mismas reglas de hace décadas empieza a tener poco sentido.

La oficina también tiene que evolucionar.

Cinco generaciones trabajando bajo el mismo techo

Hay otro factor que vuelve todavía más interesante este cambio: dentro de una misma empresa pueden convivir personas de cinco generaciones distintas.

Cada una llegó al mundo laboral bajo condiciones diferentes, aprendió a relacionarse con la autoridad de otra manera y tuvo una experiencia distinta con la tecnología.

Eso se refleja directamente en lo que esperan de su lugar de trabajo.

La llamada generación tradicional o generación del silencio, nacida entre 1925 y 1945, creció con valores asociados al trabajo, el sacrificio y la austeridad. Algunas de las personas que continúan activas ocupan cargos de confianza, presidencias, posiciones honoríficas o lugares dentro de consejos de administración. En muchos casos están acostumbradas a una relación más tradicional con el espacio de trabajo y con la oficina propia.

Después aparecen los baby boomers, nacidos entre 1942 y 1960. Es una generación acostumbrada, en buena medida, a organizaciones verticales y estructuras jerarquizadas, con una fuerte cultura de supervisión.

La generación X, nacida entre 1969 y 1985, vivió de lleno el avance tecnológico y aprendió a incorporarlo tanto a su vida laboral como personal. Tiende a valorar más la independencia, la conciliación y la flexibilidad en tiempo y lugar.

La generación Y o millennials, nacida entre 1981 y 1995, llegó al mercado laboral con una relación mucho más natural con la tecnología. Busca trabajar por proyectos y objetivos y no necesariamente entiende el trabajo como un espacio físico permanente. Para muchas personas de esta generación, la oficina funciona más como un punto de encuentro que como el único lugar posible para producir.

Finalmente están los centennials o generación Z, nacidos entre 1995 y 2010. Comparten algunos rasgos con los millennials, pero tienen características propias relacionadas con sus hábitos de consumo, comportamiento social, entorno digital y formas de relacionarse con el mundo.

Gestionar esta convivencia no consiste en obligar a todos a trabajar igual.

El reto está en aprovechar lo mejor de cada generación y crear condiciones en las que distintas formas de trabajar puedan convivir.

Los espacios corporativos ya no son solamente metros cuadrados

Un espacio de trabajo puede hacer mucho más que alojar personas.

Puede facilitar conversaciones.

Puede acercar equipos.

Puede ayudar a concentrarse.

Puede hacer más sencilla una reunión.

También puede dificultar todo lo anterior.

Por eso la función de los espacios corporativos ha cambiado.

La aspiración es convertirlos en herramientas de colaboración, comunicación, contribución y resolución que los profesionales puedan utilizar según la actividad que necesiten realizar.

En ese sentido, la oficina funciona como un puente entre el trabajador y la empresa.

Un buen espacio transmite cultura, facilita relaciones y ofrece flexibilidad.

La idea es tener oficinas vivas, capaces de adaptarse a distintas necesidades en lugar de imponer una única forma de trabajar.

Los empleados comprometidos profesional y emocionalmente con su empresa pueden aumentar la rentabilidad de esta alrededor de un 20%, además de convertirse en una fuente importante de creación de valor.

Pero ese compromiso difícilmente se construye únicamente con mobiliario atractivo.

El espacio tiene que responder a la forma real en que las personas trabajan.

Sin tecnología, un espacio flexible deja de ser flexible

Podemos rediseñar una oficina completa y seguir teniendo un problema si la tecnología no acompaña esa transformación.

Un entorno de trabajo no será realmente productivo si no responde a las necesidades tecnológicas de sus usuarios.

Y aquí aparece una realidad incómoda: algunas herramientas que hoy parecen imprescindibles quizá mañana sean sustituidas por otras.

Eso forma parte del cambio.

Entre las tecnologías y capacidades que actualmente pueden marcar la diferencia están:

• Telefonía IP. La migración desde la telefonía convencional hacia soluciones basadas en internet continúa ganando espacio.
• Paredes interactivas y paneles informativos. Permiten una comunicación visual, atractiva y actualizada en tiempo real.
• Conectividad dentro y fuera de la oficina. Es fundamental para cualquier profesional que necesite movilidad.
• Dispositivos adecuados para cada tarea. Una estación de trabajo, un ordenador portátil, un smartphone o una tablet pueden responder a necesidades distintas.
• Entrenamiento. Incorporar tecnología sin enseñar a utilizarla correctamente limita gran parte de su valor.
• Oficina sin papel. La digitalización y la reducción del presentismo hacen que muchos documentos físicos dejen de ser necesarios.
• Audio y videoconferencia. Ya forman parte de la comunicación habitual entre equipos, clientes y colaboradores que se encuentran en ubicaciones diferentes.
• Herramientas de comunicación y redes sociales internas. Pueden ayudar a simplificar jerarquías, reconocer aportaciones y mejorar la retención del talento.
• Control de presencia virtual. Aunque la productividad debería medirse principalmente por objetivos y resultados, determinadas organizaciones pueden necesitar herramientas que permitan conocer actividad o presencia a distancia.
• Datos compartidos en la nube. Los equipos pueden trabajar sobre un mismo documento, compartir información y acceder a ella desde fuera de la oficina.
• Menor dependencia del correo electrónico. No toda comunicación necesita convertirse en un correo. Elegir el canal adecuado para cada situación puede hacer el trabajo más ágil.

La tecnología, sin embargo, no debería instalarse únicamente porque está disponible.

Tiene sentido cuando resuelve una necesidad concreta de las personas que trabajan dentro de la organización.

Innovar el espacio también significa cambiar la cultura

Hay empresas que intentan modernizar sus oficinas sin modificar su manera de dirigir.

Colocan áreas abiertas, salas de colaboración, pantallas y nuevas herramientas, pero mantienen una cultura basada en presencia, jerarquía rígida y supervisión permanente.

El resultado puede ser una oficina nueva con una forma de trabajar antigua.

La verdadera transformación necesita coherencia.

Si queremos movilidad, debemos aprender a gestionar por resultados.

Si queremos colaboración, tenemos que crear espacios y dinámicas que realmente permitan colaborar.

Si queremos atraer talento, necesitamos comprender que no todas las personas valoran exactamente lo mismo.

Y si queremos introducir nuevas herramientas, hay que formar a quienes van a utilizarlas.

Por eso la innovación en los espacios de trabajo no puede limitarse al departamento de sistemas ni al diseño de interiores.

Es una decisión organizacional.

Tal vez el futuro de la oficina sea dejar de pensar en “la oficina”

Es posible que las oficinas, tal como las conocemos ahora, pierdan poco a poco su protagonismo.

Quizá tenga más sentido empezar a hablar de espacios de trabajo.

Espacios satélite.

Espacios distribuidos.

Lugares destinados a actividades que resulta difícil realizar en otros entornos.

Áreas conectadas que permitan colaborar, reunirse, concentrarse y acceder a los recursos necesarios sin importar desde dónde trabaja el resto del equipo.

La pregunta ya no debería ser cuántos escritorios caben en una oficina.

Debería ser qué necesita una persona para realizar mejor su trabajo.

Cuando una empresa empieza a diseñar sus espacios desde esa perspectiva, la conversación cambia.

La tecnología deja de ser decoración. La flexibilidad deja de ser un beneficio aislado. Y el espacio empieza a convertirse en una herramienta para mejorar productividad, colaboración y experiencia profesional.

Innovar los espacios de trabajo no significa tener una oficina más moderna. Significa construir un entorno preparado para la manera en que tu empresa necesita trabajar y crecer.